Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o dividir los valores en la hoja de cálculo. Fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo igual ( = ), seguido de las constantes que son valores numéricos y los operadores de cálculo, tales como el signo más ( + ), menos ( - ), asterisco ( * ), o la barra inclinada ( / ) signos.
Por ejemplo, cuando se introduce la fórmula = 5 + 2 * 3 , Excel multiplica los dos últimos números y agrega el primer número al resultado. Siguiendo el orden estándar de operaciones matemáticas, multiplicación se realiza antes de la adición.
En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea introducir la fórmula.
Escriba los = (signo igual), seguido de las constantes y operadores que desea utilizar en el cálculo.
Puede introducir tantas constantes y operadores en una fórmula como sea necesario, hasta 8192 caracteres.
Pulse Intro.
Para agregar rápidamente valores, puede utilizar Autosuma en lugar de introducir manualmente la fórmula (Inicio pestaña, Edición de grupo).
Copiar los datos de ejemplo en la siguiente tabla, y pegarlo en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para fórmulas para mostrar resultados, seleccione y pulse F2 y, a continuación, pulse Intro. Si es necesario, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.
Datos
2
5
Fórmula
Descripción
Resultado
'= A2 + A3
Añade los valores de las celdas A1 y A2
= A2 + A3
'= A2-A3
Resta el valor en la celda A2 desde el valor de A1
= A2-A3
'= A2 / A3
Divide el valor de la celda A1 por el valor de A2
= A2 / A3
'= A2 * A3
Multiplica el valor de la celda A1 veces el valor de A2
= A2 * A3
'= A2 A3 ^
Aumenta el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.
Importancia de la validación de datos en Excel
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:
El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción
Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
Cómo aplicar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.
La opción Omitir blancos
Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:
Número entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente manera:
Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:
Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado previamente.
Lista de validación de datos
A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de valores que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer clic para visualizar la lista de opciones disponibles:
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al momento de configurar el criterio validación de datos, la opciónCelda con lista desplegable esté seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.
Lista de validación con datos de otra hoja
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de crear el criterio de validación.
Personalizar el mensaje de error
Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.
Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas de la pestaña Mensaje de error:
Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opciónEntre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:
La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos ó los valores duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará laregla de formato condicional adecuada.
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Ordenar texto
Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.
Ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas
En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.
En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.
Haga clic dos veces en Aceptar.
Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.
Ordenar números
Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de números de menor a mayor, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números de mayor a menor, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Ordenar fechas u horas
Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguo a más reciente.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más reciente a más antiguo.
Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Cómo crear filtros en Excel
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Ordenar de A a Z.
Ordenar de Z a A.
